Использование электронного архива документов – возможность доступа в любой период.
Электронный архив – это информационная система, обеспечивающая многопользовательский доступ к электронным документам. Это обеспечивает быстрый поиск и удобство работы.
Любой электронный архив гарантирует полную сохранность документов. Высокий уровень безопасности достигается за счет использования современных технологий. При использовании электронных архивов пользователи имеют право только читать документы. Любые изменения в документы могут быть внесены по специальной процедуре только через автоматизированные системы. Кроме этого информационные системы в автоматическом режиме отправляют в «облако» на другом сервере вновь поступивший в архив документ. Это гарантирует его восстановление при каком-либо серьезном сбое. Несанкционированный доступ к документам исключается за счет возможностей системы по разграничению прав пользования.
В сравнении с физическим архивом электронный аналог отличается рядом привлекательных особенностей:
- Исключением рисков потери документов при каком-либо чрезвычайном происшествии: пожаре, затоплении и пр.
- Быстрым поиском нужной документации, в связи с тем, что архивация и упорядочивание выполняется в соответствии с существующими нормами.
- Отсутствием необходимости аренды дополнительного помещения для размещения архива.
Кроме этого очень важно, что электронный архив позволяет работать с одним и тем же документом нескольким пользователям одновременно. Удобно, что можно быстро отправлять документы по запросу надзорных или ведомственных органов.
Для организации электронного архива необходимо доставить бумажные документы в центры сканирования. Предварительно обязательно проводят их предварительную подготовку: снятие скрепок и наклеивание штрихкодов. Далее выполняется оцифровка документов с помощью современного высокопроизводительного оборудования. После этого специалисты выполняют распознавание данных и ручную индексацию при необходимости. На последнем этапе предоставляется доступ к электронному архиву.
