Записали созвон, а дальше тишина в чате, задачи расползаются, решения забываются. Конспект и протокол превращают запись в управляемый результат: вы фиксируете итоги, договоренности, ответственных и сроки, а по транскрипту находите нужный фрагмент за секунды.
Конспект и протокол: что выбрать
Конспект нужен, когда важно быстро передать суть: контекст, аргументы, вопросы, риски.
Протокол нужен, когда важна управляемость: конкретные решения и действия с владельцами и сроками. На практике удобно делать оба: короткий конспект плюс строгий протокол на одной странице.
Подготовка: чтобы расшифровка была точнее
-
В начале назовите тему и цель встречи, проговорите участников.
-
Следуйте повестке: 3–7 пунктов, каждому свой блок.
-
Просите формулировать решения явно: Решаем так-то, Делаем то-то до даты.
-
Проверьте согласие на запись. В RU/CIS правила различаются, но безопасная практика: предупредить в начале и зафиксировать это в приглашении.
Шаблон протокола встречи
Заполните сразу после созвона, опираясь на транскрипт.
Шапка
-
Дата и время, формат онлайн, длительность
-
Участники: кто был, кто отсутствовал
-
Цель встречи, повестка
Итоги встречи, 3–7 строк
-
Что обсудили, к чему пришли
Решения, РЕШЕНИЕ
-
Решение: …
-
Основание или контекст, 1 строка: …
-
Влияние или метрика: …
Действия, ЗАДАЧА
-
Задача: …
-
Ответственный: …
-
Срок: …
-
Критерий готовности: …
Открытые вопросы
-
Вопрос: …, кому уточнить: …, до когда: …
Метки в транскрипте: быстрый поиск по стенограмме
Чтобы не перечитывать час разговора, вводите единый формат меток и ищите по ним, поиск по странице:
-
[РЕШЕНИЕ] итоговое решение
-
[ЗАДАЧА] следующий шаг
-
[ОТВЕТСТВЕННЫЙ] имя владельца задачи
-
[СРОК] дата выполнения
-
Дополнительно: [РИСК], [ВОПРОС], [ССЫЛКА]
Пример:
-
[РЕШЕНИЕ] Утверждаем структуру лендинга.
-
[ЗАДАЧА] Петр готовит черновик до 26.01.2026: [ОТВЕТСТВЕННЫЙ: Петр], [СРОК: 26.01.2026]
Выгрузка цитат спикеров: когда нужны точные формулировки
Цитаты помогают в спорных моментах и при согласованиях. Делайте так:
-
Формат: спикер, цитата, таймкод
-
Берите 3–7 ключевых цитат: решения, ограничения, договоренности
-
Не вырывайте из контекста: добавляйте одну строку, о чем речь
Пример:
Анна: Согласуем финальный текст после юридической проверки. 00:42:10
Где здесь Speech2Text
Если у вас есть запись, аудио или видео, или ссылка, вы можете загрузить ее в сервис speech2text, получить текст и использовать его как основу для конспекта, протокола, меток и цитат.
Частые ошибки и как исправить
-
Смешали обсуждение и решения. Отделяйте говорили от [РЕШЕНИЕ] и [ЗАДАЧА].
-
Нет ответственных и сроков. Любое действие оформляйте в строку: задача, владелец, дата, критерий.
-
Слишком длинный протокол. Итоги: максимум 7 строк, остальное уходит в приложение или транскрипт.
-
Разные форматы у разных команд. Закрепите один шаблон и список меток.
-
Цитаты без таймкодов. Всегда добавляйте время: проще проверять.
Мини-чек-лист после встречи
-
Заполнили шапку: дата, участники, цель, повестка
-
Сформулировали 3–7 итогов
-
Пометили все решения меткой [РЕШЕНИЕ]
-
Оформили действия меткой [ЗАДАЧА]: владелец, срок, критерий
-
Выгрузили ключевые цитаты с таймкодами
-
Разослали протокол в тот же день и закрепили ответственных
Так вы превращаете запись из архива на всякий случай в рабочий документ: решения легко найти по меткам, задачи имеют владельцев и сроки, а спорные формулировки подтверждаются цитатами.
