Отказное письмо для маркетплейсов: когда оно нужно

Отказное письмо для маркетплейсов: когда сертификат не нужен

Перед публикацией карточки на Wildberries, Ozon или Яндекс Маркете площадка запрашивает документы о соответствии. Если товар не входит в перечни обязательной оценки соответствия, сертификат и декларацию заменяет отказное письмо. Документ подтверждает, что продукция не подлежит обязательной сертификации и декларированию, а значит требовать с продавца сертификат площадка не вправе. Дальше разобрано, какие категории товаров попадают под это правило, чем отказное письмо отличается от сертификата и как его оформить так, чтобы карточку не заблокировали.

Что такое отказное письмо и какой у него статус

Отказное письмо: официальное разъяснение от органа или центра по сертификации о том, что конкретная продукция не входит в единый перечень товаров, подлежащих обязательной сертификации или декларированию соответствия. В тексте указывают наименование товара, код ТН ВЭД или ОКПД2 и нормативное обоснование, по которому обязательная оценка соответствия не требуется.

Юридического статуса самостоятельного разрешительного документа у отказного письма нет. Ни один технический регламент и ни одно постановление не вводят его как обязательную форму. Это информационный документ, который сложился из практики: таможня, розничные сети и маркетплейсы хотят видеть подтверждение, что отсутствие сертификата законно, а не следствие того, что продавец его попросту не оформил.

Отказное письмо не делает товар сертифицированным. Оно лишь фиксирует, что сертификат не нужен.

Когда продукция не подлежит сертификации

Нужен товару сертификат, декларация или ничего, определяют два источника. Первый: постановление Правительства РФ от 23.12.2021 № 2425, которое содержит единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единый перечень продукции, подлежащей декларированию. Документ действует с 1 сентября 2022 года и заменил прежнее постановление № 982. Второй источник: технические регламенты ЕАЭС (ТР ТС и ТР ЕАЭС), каждый из которых описывает свою группу товаров и форму подтверждения внутри неё.

Товар, который по коду ТН ВЭД и ОКПД2 не попадает ни в перечни постановления № 2425, ни в область действия ни одного техрегламента, в обязательной оценке соответствия не нуждается. Именно это и подтверждает отказное письмо.

Чаще всего отказное письмо оформляют на бижутерию из недрагоценных металлов, сувенирную и подарочную продукцию, изделия народных промыслов, декор для интерьера (вазы, статуэтки, рамки, искусственные цветы), картины и постеры, часть канцелярских и хозяйственных товаров. Точный ответ всегда даёт проверка кода конкретной позиции по перечням, а не категория целиком, потому что внутри одной группы часть товаров может требовать декларирования, тогда как соседние позиции свободны от любой обязательной оценки.

Для сравнения: одежда и текстиль для взрослых обычно требуют декларации по ТР ТС 017/2011, косметика проходит оценку по ТР ТС 009/2011, а бытовым электроприборам нужен сертификат по ТР ТС 004/2011. Отказное письмо для этих групп не подойдёт, поэтому ярлык «сертификат не нужен» проверяется по коду товара, а не по интуиции продавца.

Ювелирные изделия из драгоценных металлов под отказное письмо не подпадают: они проходят опробование и клеймение через ГИИС ДМДК, это отдельный режим контроля. Письмо подходит только для бижутерии из недрагоценных материалов.

Зачем отказное письмо нужно на маркетплейсах

Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет и Мегамаркет проверяют документы о соответствии на этапе создания карточки и в ходе плановых проверок ассортимента. Сам маркетплейс не является органом по сертификации и документы не выдаёт: загрузить сертификат, декларацию или отказное письмо обязан продавец. Когда по запросу площадки подтверждающего документа нет, карточку скрывают из выдачи или блокируют до загрузки.

Площадке важно снять с себя ответственность за оборот продукции без обязательной оценки соответствия, поэтому даже на товар, которому сертификат не положен, она требует формальное подтверждение этого факта. Отказное письмо закрывает такой запрос и работает как отказное письмо для торговли не только на маркетплейсах, но и в офлайн-рознице, при поставках в сети и участии в закупках.

Без документа карточка не работает, даже если товар законно продаётся без сертификата.

Чем отказное письмо отличается от сертификата и декларации

Три документа подтверждают разные вещи. Сертификат и декларация говорят, что товар прошёл оценку соответствия и безопасен для оборота. Отказное письмо говорит, что такая оценка для него законом не предусмотрена.

ПараметрСертификат соответствияДекларация соответствияОтказное письмоЧто подтверждаетСоответствие требованиям ТР ТССоответствие требованиям ТР ТСЧто обязательная оценка не нужнаКто оформляетОрган по сертификацииЗаявитель (продавец, импортёр)Орган или центр по сертификацииЮридическая силаРазрешительный документРазрешительный документИнформационный документОснованиеПротоколы испытанийДоказательная база заявителяПеречни ПП № 2425 и ТР ТСРеестрЕдиный реестр Росаккредитации (ФГИС)Единый реестр Росаккредитации (ФГИС)В реестры не вносится

Что содержит отказное письмо

Документ оформляют на бланке выдавшей организации. В нём указывают:

наименование и описание продукции, торговую марку;
код ТН ВЭД ЕАЭС и (или) ОКПД2, по которым проверялась принадлежность к перечням;
формулировку об отсутствии необходимости обязательной сертификации и декларирования;
нормативное обоснование со ссылкой на постановление № 2425 и профильные техрегламенты;
реквизиты, дату, подпись и печать выдавшей организации.

Ключевой элемент: коды ТН ВЭД и ОКПД2. Без них письмо не привязано к конкретному товару, и модерация маркетплейса вправе его не принять, потому что сопоставить общую формулировку с реальной позицией в карточке невозможно.

Кто оформляет отказное письмо и как его получить

Отказное письмо выдаёт аккредитованный центр сертификации или экспертная организация, работающая с подтверждением соответствия. Маркетплейс, поставщик или производитель такой документ самостоятельно не готовят: нужна организация, которая возьмёт на себя оценку принадлежности товара к перечням и отвечает за корректность обоснования.

Чтобы оформить отказное письмо, заявитель проходит несколько шагов:

передаёт описание продукции, её назначение и характеристики;
сообщает код ТН ВЭД ЕАЭС или ОКПД2 либо просит центр подобрать его по описанию;
центр проверяет товар по перечням постановления № 2425 и области действия техрегламентов;
при подтверждении, что обязательная оценка не нужна, организация готовит письмо на своём бланке;
заявитель получает готовый документ в электронном виде или с печатью.

Оформление обычно занимает один рабочий день, а стоит отказное письмо заметно дешевле сертификата или декларации, поскольку лабораторные испытания продукции для него не проводят.

Типичные ошибки и риск для продавца

Главная ошибка: оформить отказное письмо на товар, которому по закону положен сертификат или декларация. Письмо не легализует такую продукцию. Когда при проверке выясняется, что товар входит в перечни обязательной оценки, продажа без сертификата квалифицируется как нарушение независимо от наличия отказного письма.

Важно: реализация продукции без обязательного подтверждения соответствия подпадает под статью 14.43 КоАП РФ. Штраф для юридических лиц составляет от 100 до 300 тыс. руб., при повторном нарушении или причинении вреда суммы выше, а партию товара могут конфисковать.

Вторая распространённая ошибка касается детских товаров. На игрушки, детскую одежду и обувь почти всегда нужен сертификат или декларация по ТР ТС 008/2011 и ТР ТС 007/2011, поэтому отказное письмо для этих категорий, как правило, неприменимо. Третья ошибка: письмо без кодов ТН ВЭД и ОКПД2, не привязанное к конкретной позиции и потому бесполезное при проверке карточки.

Отказное письмо на таможне и при импорте

У отказного письма есть второе применение, помимо маркетплейсов. При ввозе товара таможня проверяет, нужна ли продукции обязательная оценка соответствия, и без сертификата или декларации может задержать выпуск партии. Отказное письмо служит для таможни подтверждением, что подтверждать соответствие по закону не требуется, и партию выпускают в свободное обращение.

Для импорта решающее значение имеет код ТН ВЭД ЕАЭС: именно по нему таможня классифицирует товар и сверяет его с перечнями обязательной оценки. Код в отказном письме должен совпадать с кодом в декларации на товары, иначе инспектор запросит дополнительные документы, и выпуск партии задержится до устранения расхождения. По этой причине заказывать письмо лучше до подачи декларации, а не после остановки груза на посту.

Срок действия и когда документ нужно обновить

Нормативного срока действия у отказного письма нет, потому что это не разрешительный документ с установленным периодом. Действует оно ровно до тех пор, пока не меняется законодательство по конкретному товару. Стоит внести правки в постановление № 2425 или в техрегламент, после которых продукция попадает под обязательную оценку, и прежнее письмо теряет смысл.

Маркетплейсы при этом часто просят документ не старше определённого срока, обычно одного-трёх лет. Письмо, оформленное несколько лет назад, лучше обновить перед загрузкой новой карточки, даже если правовая ситуация по товару не поменялась: так модерация не отклонит карточку из-за устаревшей даты.