Любая компания в форме общества с ограниченной ответственностью при принятии решений руководствуется набором документов, которые формируются еще до создания компании — их называют учредительными. перечень учредительных документов ООО включает в себя: устав, договор об учреждении, протокол собственников и другие.
Какие еще бывают документы?
Подготовка различных видов писем, деклараций и бланков, а также отчетность является одним из важнейших процессов компании. Эффективность всей организации часто зависит от надлежащего управления подачей и сбором форм. Технологическое развитие способствует появлению все более развитых организационных структур и действующих филиалов компаний, расположенных в разных городах, странах, а иногда и на континентах. Благодаря соответствующим процедурам управления корпоративной документацией функционирование предприятий происходит намного быстрее и приносит лучшие результаты.
Что такое управление документооборотом?
Управление документооборотом на предприятии состоит из таких процессов, как: регистрация, систематизация, классификация и архивирование. Обработка распространяется как на входящую, так и на исходящую документацию. Из-за необходимости привлечения квалифицированных сотрудников для эффективной работы с документами и наличия места для хранения файлов традиционный способ управления документами представляется неэффективным и значительно замедляет бизнес-процессы, необходимые для деятельности компании.
Электронные документы
Ведя бизнес в настоящее время невозможно избежать работы с документами в электронном виде. Их преимущество в том, что все формы, подтверждения и заявки, как правило, находятся в одном месте, система, которой могут управлять многие пользователи одновременно. Работа с электронными документами облегчает работу многих отделов предприятия. Кроме того, это позволяет избежать путаницы и потери сертификатов.
Система электронного документооборота
До недавнего времени типичным явлением в офисах были люди, которые переходили из комнаты в комнату с папками документов, требующих подписи или одобрения другого чиновника. Кроме того, заявки часто содержали дополнительные аннотации, сделанные принимающими сотрудниками, что иногда делало их неразборчивыми или содержало ошибки, возникающие из-за отсутствия ответственности или слишком малого времени, затраченного на их подготовку.
Цели документооборта:
- сокращение сроков и совершенствование процедур документооборота,
- возможность контроля весь процесс,
- создание центрального архива, повышение эффективности работы с документами и сокращение времени,
- необходимого для нахождения документа.
На сайте конструктора документов для регистрации ООО и ИП Dokia вы найдете шаблоны и образцы заполнения всех документов необходимых для регистрации и ведения бизнеса. Всем материалы подготовлены и проверены профессиональными юристам, что исключает риски и ошибки.
